Legalisation von Dokumenten: Wann ist sie notwendig und wie funktioniert sie?

Was genau bedeutet Legalisierung?

Die Legalisierung und die Apostille bei Dokumenten sind Themen, die bei der Einreise ins Ausland und den damit verbundenen Unterlagen von entscheidender Bedeutung sind.

Die Legalisierung von Unterlagen ist ein wichtiges Überprüfungsverfahren, mit dem die Authentizität der Unterschrift und des amtlichen Siegelstempels auf öffentlichen Dokumenten sichergestellt wird. Nur mit einer Legalisierung werden diese Dokumente im Ausland rechtlich anerkannt.

Wie läuft das Legalisationsverfahren ab?

Im Legalisationsverfahren ist normalerweise zuerst die sogenannte Vorbeglaubigung des Dokuments durch die Behörden des Ursprungslandes nötig. Die Zuständigkeit dafür ist in den jeweiligen Ländern unterschiedlich festgelegt. Sie sollten sich im Zweifelsfall daher beim Urkundenaussteller darüber informieren, welche Behördenstelle die Vorbeglaubigung übernehmen kann.

Normalerweise sind für folgende Stellen bzw. Personen zuständig:

– Verwaltungsbehörden stellen Urkunden aus (z. B. Personenstandsurkunden, Meldebescheinigungen):

– Regierungspräsidenten, Präsident des Verwaltungsbezirks, Bezirksamtsleitung

– Länder, die keine Regierungsbezirke eingerichtet haben: die Landesinnenministerien sind dafür zuständig

Die nachfolgend genannten Staaten fordern für die Legalisation deutscher Urkunden – zusätzlich zur zuvor beschriebenen Vorbeglaubigung – eine sogenannte Endbeglaubigung:

Afghanistan, Bangladesch, Burkina Faso, Irak, Iran (mit Ausnahme von Hochschulzeugnissen), Jordanien, Kambodscha, Katar, Libanon (mit Ausnahme von Schul- und Ausbildungsnachweisen), Mali, Mauretanien, Myanmar, Nepal, Ruanda, Senegal, Somalia, Sudan, Syrien, Taiwan (Taipeh-Handelsbüro, nur für Urkunden aus dem Justizbereich), Togo und Vereinigte Arabische Emirate (mit Ausnahme von Handelsurkunden).

Das Auswärtige Amt in Deutschland übertrug die Erteilung der Endbeglaubigung von deutschen Urkunden mit Wirkungsdatum 01.01.2023 an das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA).

Das BfAA darf die Endbeglaubigung jedoch nur für Urkunden ausstellen, die zuvor von der zuständigen Behörde vorbeglaubigt wurden.

Was genau eine Apostille ist, soll nun erklärt werden

Aufgrund einer völkerrechtlichen Abmachung haben am 5. Oktober 1961 gewisse Länder

die Legalisation durch die Haager Apostille ersetzt, um das bisherige Verifizierungsverfahren zu simplifizieren.

Die Apostille bestätigt die Echtheit des Dokuments. Deshalb muss man auch hier

das zu beglaubigende Dokument im Original vorgelegen.

Welche Kosten entstehen für legalisierte Übersetzungen?

Zunächst fallen nur die Kosten für die Übersetzung an. Sofern es sich um Standardsprachen wie Englisch-Deutsch handelt, sollten die Übersetzungskosten nicht höher ausfallen als bei nicht beglaubigten Übersetzungen. Angesichts der Tatsache, dass die Übersetzung durch beeidigte Übersetzer in dem gewünschten Zielland erstellt werden muss, können die Kosten höher ausfallen.  Soll die Übersetzung bei einer Behörde eingereicht werden, so kann es je nach Sprachkombination schnell zu höheren Übersetzungskosten kommen. Bei der Preisbildung orientieren sich zahlreiche Übersetzer an den Richtlinien des Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetzes (JVEG).  Zusätzlich fallen oft Stempelgebühren als sogenannte Beglaubigungsgebühr an. Letztere wird pro Beglaubigung eines zusammengehörigen Dokuments erhoben.

Wie lange wird eine legalisierte Übersetzung für gültig erklärt?

Eine legalisierte Übersetzung ist zeitlich unbefristet gültig. Manche Amtsstellen oder Behörden fordern in einigen Ausnahmefällen dennoch eine Beglaubigung, die innerhalb eines bestimmten zeitlichen Rahmens vorgelegt werden muss.

Wie lange dauert die Fertigstellung einer legalisierten Übersetzung?

Die Bearbeitungszeiten für legalisierte Übersetzungen entsprechen denen für nicht legalisierte Übersetzungen. Zu beachten ist allerdings, dass die Originalfassung der Übersetzung in gebundener Form vorliegen muss. Deshalb kann es sein, dass es länger dauert, bis eine Postsendung mit dem Original der legalisierten Übersetzung ankommt.

Beglaubigung, Apostille, Legalisierung – wo besteht eigentlich der Unterschied?

Beglaubigung mittels Übersetzer, Notar oder durch Behörden

Für die Vorlage bei einer deutschen Behörde müssen viele Dokumente beglaubigt werden. Dafür ist ein allgemein vereidigter Übersetzer zuständig. Mit einer amtlichen beglaubigten Übersetzung wird durch Siegel und Unterschrift bestätigt, dass die Übersetzung mit dem Originaldokument in der jeweiligen Sprache inhaltlich übereinstimmt. Eine Beglaubigung gewährleistet, dass ein Schriftstück vollständig und korrekt übersetzt wurde, und eine beglaubigte Übersetzung ist ein amtlich rechtsgültiges Dokument.

Hier ist zu bemerken, dass eine Beglaubigung eines Übersetzers keine Auskunft über die Authentizität des Originaldokuments gibt. Diese muss, wenn erforderlich, von einem Notar oder einer zuständigen Behörde vorgenommen werden.

Die Beglaubigung, die ein Übersetzer ausstellt, ist nicht dasselbe wie die Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Diese Verwechslung kommt häufig vor. Ein staatlich beeidigter Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern seine eigene Übersetzung. Damit bestätigt er, dass diese inhaltlich dem übersetzten Ausgangstext entspricht. Eine Beglaubigung von Behörden oder Notaren wiederum bestätigt immer spezifische Informationen auf einem Dokument oder die vollständige Authentizität der Urkunde. Ein Notar kann aus diesem Grund keine Übersetzung beglaubigen. Umgekehrt darf ein vereidigter Übersetzer keine Unterschriften beglaubigen.